【最短で古物商取得】必要書類はこの順番で揃えよう!

この記事は専門家が監修しています

古物商許可の申請を自分でやってみようと思うんだけど、早く取得するにはどういう順番で必要書類を揃えたらいいの?

ワシが考えるベストな順番はこうじゃ。

書類を揃える順番

書類を集めるのに決まった順番はないが、ワシの考えるベストな順番を教えよう。

古物商許可の申請に必要な書類は、『誰にでも共通して必要な書類』と『場合によって必要な書類』があります。

『場合によって必要な書類』がある人とない人とで、効率的な書類集めの順番は変わってくるでしょうから、今回は、『誰にでも共通して必要な書類』に絞って解説します

はじめに集める書類

まずはじめに、ダウンロードで入手できる書類はちゃっちゃとダウンロードしてしまおう。

古物商許可の申請において、誰にでも共通して必要な書類はこの6点です。

  • 古物商許可申請書
  • 誓約書
  • 略歴書
  • 住民票の写し
  • 身分証明書
  • 登記されていないことの証明書

上記の書類の中で、古物商許可申請書、誓約書、略歴書は都道府県警察のホームページからダウンロードすることができます。

自宅に居ながらでも集められる書類なので、最初に揃えてしまうのが良いでしょう。

ただ、どの都道府県警察のホームページからでもダウンロードできるわけではありません。

都道府県によってはダウンロードサービスを行っていないところもあるので、その場合は最寄りの警察署に直接取りに行くしかありません。

警察署に取りに行く場合でも、申請書、誓約書、略歴書は無料でもらうことができます。

誓約書と略歴書に関しては、決まったフォーマットを設けていない警察署も中にはあります。

そのような警察署で申請する場合は、誓約書と略歴書は自分で作成することになります。

作成する際は、警視庁(東京都の警察)など、ダウンロードサービスを行っているところのものを参考にすると良いでしょう。

次に住民票を入手

次に住民票の写しを入手しよう。

住民票の写しとは、住民票のコピーという意味ではありません。

一般的に言う『住民票』のことです。

私たちが役所でもらう住民票は、実は原本ではなく、原本を写しとったものです。
つまり、『住民票の写し』なのです。

普通、「役所に住民票を取りに行く」という風に表現しますが、正式な呼び方は住民票の写しです。

住民票の写し、身分証明書、登記されていないことの証明書の内、住民票の写しを最初に入手した方がいい理由は、本籍地を確認するためです。

住民票の写しには本籍地の住所が書かれています。

後述しますが、身分証明書、登記されていないことの証明書を入手する際、本籍地が関わってくるので、先に住民票の写しで本籍地を確認しておくことをオススメします

自分の本籍地の住所が分からないという人は、結構いるかと思われます。

実家の住所などが本籍地ならまだ覚えやすいですが、親の実家が本籍地になっているケースなども多いので、住民票の写しを見て初めて知ることもあるでしょう。

既に本籍地の住所を知っている場合、住民票の写しを敢えて先に入手する必要はありません。

最後に身分証明書と登記されていないことの証明書

最後に、身分証明書と登記されていないことの証明書を手に入れよう。

身分証明書登記されていないことの証明書は、どちらを先に入手しても構いません。

身分証明書

身分証明書とは、一般的に身分証明書と呼ばれている運転免許証や、保険証のことではありません

ここで言う身分証明書とは、役所で交付される特別な書類のことで、成年被後見人や被保佐人、破産者ではないことを証明するための書類です。

成年被後見人、被保佐人とは簡単に言うと、精神上の障害などにより、自分の意思で契約などを交わすことができない人のことです。

古物商許可の申請ができない要件(欠格要件)の中に、成年被後見人、被保佐人、破産者があるので、その要件に当てはまっていないことを証明するために身分証明書が必要となります。

この身分証明書は、どこの役所でも入手できるわけではなく、本籍地の役所でしか入手することができません。

だから、先に住民票の写しを手に入れて本籍を確認したんだね。

現在、住んでいるところから本籍地が遠い人は、身分証明書を入手するのが難しいです。

そのような場合、委任状を書いて代理の人に取りに行ってもらうこともできますし、郵送で請求することもできます。

どこの役所でも、委任状に決まったフォーマットは特になく、基本的には自分で作成します。
委任状の作成例をホームページに載せている役所もあるので、参考にするといいでしょう。
役所によっては、ホームページからダウンロードできるところもあります。

郵送で請求する場合、まず、本籍地の役所のホームページから請求書をダウンロードします。
ダウンロードできない役所の場合は自分で作成することになります。
請求書の作成例をホームページに載せている役所もあるので、参考にするといいでしょう。

請求書を書いたら、

  • 請求書
  • 本人確認書類(運転免許証や保険証など)のコピー
    ※顔写真付きなら一点、顔写真なしなら二点
  • 手数料分の定額小為替
  • 切手を貼った返信用の封筒

以上を封筒に入れて、本籍地の役所に送付すれば、身分証明書を入手することができます。

登記されていないことの証明書

登記されていないことの証明書は、法務局で入手する書類です。

法務局の場所は全国どこでも構いません。
例えば、北海道に住むAさんの登記されていないことの証明書を、沖縄の法務局でもらうこともできます。

ただ、注意しなければいけないのが、本局でしか入手できないということです。

法務局の本局は各都府県に1ヶ所ずつしかありません。
(北海道のみ4ヶ所あります。)
◯◯支局、◯◯出張所といった法務局では入手できないので注意しましょう。

郵送で請求することもできますが、その場合の宛て先は、東京法務局のみとなります。

北海道に住む人でも沖縄に住む人でも、東京法務局に請求することになるので注意しましょう。

登記されていないことの証明書を郵送で請求する場合、

  • 法務局のホームページでダウンロードして、記入した申請用紙
  • 手数料分の収入印紙(※申請用紙の所定の位置に貼る)
  • 本人確認書類(免許証や保険証など)のコピー
  • 切手を貼った返信用の封筒

上記を封筒に入れて、東京法務局の後見登録課に送付すれば入手できます。

あれ?住民票の写しの解説のときに、登記されていないことの証明書には本籍地が関わってくるっていう話だったけど…?

登記されていないことの証明書の申請用紙には、本籍地を記入する欄があります。
記入しないと申請できないので、本籍地の住所を把握しておく必要があります。

なるほどね。
ところで、登記されていないことの証明書ってどういう書類なの?

登記されていないことの証明書とは、成年被後見人や被保佐人ではないことを証明する書類です。

ん?確か、身分証明書もそんな書類じゃなかったっけ?

実は、身分証明書と登記されていないことの証明書はほとんど同じようなものなんじゃ。

身分証明書と登記されていないことの証明書を、先述の説明とは違った言い方で説明すると、

身分証明書
成年被後見人、被保佐人、破産者の通知を受けていないことを証明する書類
登記されていないことの証明書
成年被後見人、被保佐人として登記されていないことを証明する書類

平成12年3月31日以前は、禁治産者(成年被後見人の古い名称)、準禁治産者(被保佐人の古い名称)については、戸籍への記録で公示していました。
平成12年4月1日からは制度が変わって、戸籍への記録から、法務局の後見登記等ファイルへの登記というかたちで公示されることになりました。

なので、ただ成年被後見人や被保佐人ではないことを証明するだけなら、身分証明書でも登記されていないことの証明書でもどちらでもできます。

今の制度に合わせて、後見登記等ファイルに登記されていないことを証明するには、登記されていないことの証明書でしか証明できないということです。

だったら、身分証明書は要らないんじゃないの?

破産者でないことの証明は、制度が変わっても身分証明書でしか証明できません。

ですから、

  • 成年被後見人や被保佐人ではないことの証明に、登記されていないことの証明書
  • 破産者ではないことの証明に、身分証明書

と、それぞれの証明に用いているというわけです。

古物商許可申請に必要な書類一覧

古物商許可の申請にはたくさんの書類が必要です。

書類を揃える順番に決まりはない。
じゃが、やみくもに集めても効率が悪くなる。

まずは、どんな書類が必要なのかをリストアップすることから始めましょう。

古物商許可の申請に必要な書類は、『誰にでも共通して必要な書類』と『場合によって必要な書類』があります。

それぞれ、詳しくみてましょう。

誰にでも共通して必要な書類

誰が申請する場合でも、共通して必要となる書類は以下の6点です。

  • 古物商許可申請書
  • 誓約書
  • 略歴書
  • 住民票の写し
  • 身分証明書
  • 登記されていないことの証明書

これだけでも結構たくさんあるんだね~。

古物商許可申請書には、営業所の管理者を書く欄があります。

管理者とは、営業所の管理や監督をする責任者のことです。

管理者は、申請者が兼ねることもできますが、別の人を選ぶこともできます。

申請者と管理者が異なる場合、古物商許可申請書以外の5点の書類は、申請者と管理者の2人分が必要になるので気をつけましょう。
法人の古物商許可の場合も同じです。

また、法人の古物商許可を申請する場合、申請書以外の5点の書類は、監査役と役員全員の分が必要になるので、そちらも気をつけましょう。

場合によって必要な書類

次に、場合によって必要となる書類を挙げてみましょう。

場合によって必要となる書類を考えるとき、大きく分けて以下の4つのポイントから考えます。

  • 営業所にする物件がどんな物件か
  • インターネットを使って取引を行うかどうか
  • どの品目を選んで申請するか
  • 個人の許可申請か法人の許可申請か

上の4つのポイントを一つずつ見ていって、自分に必要な書類を確認しよう。

営業所にする物件がどんな物件か

まず、営業所にする物件が賃貸の住宅や建物か、持ち家などの自分(自社)で所有する建物か、を考えます。

営業所にする物件が、賃貸の住宅や建物の場合、まず、物件を借りるときに書いた賃貸借契約書のコピーが必要になります。

そして、物件の大家さんやオーナーさんから使用承諾書をもらう必要があります。

なんで承諾書がいるの?

使用承諾書は特に、マンションやアパートなど、賃貸物件が住宅の場合に必要となることが多いです。

住宅の賃貸借契約書の用途欄には、大抵、『居住用』とか『住居専用』などと書かれています。

つまり、『住むために借りている物件』ということになるため、古物商の営業所といった営業活動はできないという契約なのです。

そのため、大家さんやオーナーさんから、物件を営業に使う許可をもらわなくてはなりません。
そして、その証拠として、”古物商の営業に使っていいですよ”という旨が書かれた使用承諾書を書いてもらう必要があるのです。

なかなか面倒くさいね…

賃貸物件が住宅ではなく、オフィスビルの一室などの場合でも注意が必要です。

たとえ、賃貸借契約書の用途欄に『事務所』とか『倉庫』などと書かれていても、他社が同居していたり、独立性に疑いがあれば追加資料や立ち入り検査を実施する場合もあります。

賃貸の場合必要となる可能性がある書類

  • 賃貸借契約書のコピー
  • 使用承諾書

この使用承諾書は、物件の大家さんやオーナーさんに頼まなくてはいけない書類です。時間がかかることも予想されますので、早めに用意するのが良いでしょう。

営業所にする物件が、持ち家や自分(自社)で所有する建物の場合、物件は自分のものですから使いみちは勝手です。
なので、使用承諾書は必要ありません。

ただ、本当に自分のものだということを証明するために、建物の登記簿謄本の提出を求められる可能性があります。

営業所にする物件が、持ち家などの自分(自社)で所有する建物の場合、使用承諾書は必要ないのですが、物件が分譲マンションの場合は注意が必要です。

分譲マンションは持ち家という捉え方ができます。
ですが、マンションの管理組合からの使用承諾書の提出を求められることがあります。

えーなんで~。

マンションには管理規約が必ずあります。
管理規約の中に『住居として使用する』とか、『住居以外に供してはならない』といったことが書かれている場合、『住むためのマンション』ということになります。

そうなると、古物商の営業活動には使えないと判断されてしまう可能性があるのです。

営業所にする物件が、自分(自社)で所有する物件の場合、以下が必要となる可能性があると覚えておこう。

自らが所有する物件の場合に必要となる可能性がある書類

  • 物件の登記簿謄本
  • (分譲マンションなら)使用承諾書

営業所にする物件が賃貸の場合、以下の書類が必要となる可能性があると覚えておこう。

インターネットを使って取引を行うかどうか

インターネットを使って取引を行う場合、古物商許可申請の際にURL登録をする必要があります。

URL登録とは、自分(自社)の古物商サイトのURL(アドレス)を公安委員会に届け出る手続きのことです。

古物商サイトを持っていても、単にお店や会社を紹介するだけのサイトなどの場合、URL登録は必要ありません。

URL登録が必要となるのは、古物商サイト上で古物の売買を行う場合です。

URL登録をするときに証明書類として必要なのが、URL使用権限疎明資料です。
使用権限疎明資料は簡単に言うと、使用する権限があることを証明する資料ということです。

具体的な例としては、インターネットを契約したときにプロバイダからもらうドメインの割当通知書のコピーなどが、URL使用権限疎明資料となります。

ドメインの割当通知書が手元にない場合、ドメイン検索WHO IS検索をして、出てきた検索結果画面をプリントアウトしたものを、URL使用権限疎明資料とすることもできます。

また、ドメイン検索やWHO IS検索で自分(自社)の名前が出てこなかった場合は、自分(自社)の古物商サイトのページとURLが分かる画面をプリントアウトしたものを、URL使用権限疎明資料とすることもできます。

ただ、この場合は疎明資料としての効力が弱いので、他の疎明資料が用意できない理由を説明した理由書を別途、作成して一緒に提出するのが良いでしょう。

古物商サイトで古物の取引を行う場合、用意する可能性のある書類がもう一つある。

例えば、家族の名前や社員の名前などで登録したドメインを借り受けて、古物商サイトのドメインとしているような場合、ドメインを貸している登録者から“ドメインを古物商に貸しています”という旨が書かれた、URL使用承諾書を作成して、提出することを求められる可能性があります。

自分(自社)の古物商サイトで古物の取引を行う場合、以下が必要となる可能性があると覚えておこう。

自社サイトで取引を行う場合に必要となる可能性がある書類

  • URL使用権限疎明資料
  • (ドメインを借り受けているなら)URL使用承諾書

どの品目を選んで申請するか

古物商許可を申請するときに品目を選びますが、自動車の品目を選んだ場合、提出書類が追加で必要となる可能性があります。

自動車を取り扱うとなると、十分な保管場所を確保しなければいけません。

古物商許可申請では、自動車の保管場所を持っているということも、書面で証明しなければいけません。

具体的には、駐車場を契約するときに書いた賃貸借契約書のコピーや、駐車場の図面などの提出を求められる可能性があります。

自動車の品目を選んで古物商許可を申請する場合、駐車場(保管場所)を所有していることを証明する書類が必要となる可能性があると覚えておこう。

個人の許可申請か法人の許可申請か

法人の古物商許可を申請する場合、個人の許可申請にはない2つの書類が必要となります。

一つは、会社の履歴事項全部証明書です。

会社を設立するとき、会社の所在地や事業目的などを法務局に登記しなければなりません。

その登記情報が書かれた書類が履歴事項全部証明書で、登記簿謄本と呼ばれることもあります。

もう一つが、会社の定款のコピーです。

定款とは会社内のルールを記載した会社の憲法のようなもので、会社を設立するときに必ず作成します。

古物商許可の申請で提出するのは原本ではなくコピーでいいのですが、会社の代表者にコピーが原本と同じであることを証明してもらわければなりません。

そのために必要なのが、原本証明です。

定款のコピーの最後のページに『原本と相違ありませんという文言と、日付、会社名、代表者氏名を記載して会社印を押すことで、それが原本証明となります。

法人の古物商許可を申請する場合、以下が必要となることを覚えておこう。

法人で申請する場合に必要となる書類

  • 履歴事項全部証明書
  • (原本証明つきの)定款のコピー

ここまで、場合によって必要となる書類を4つのポイントに分けて解説してきました。

古物商許可の申請に必要な書類は、実は、全国で明確に統一されているわけではありません。

なので、都道府県や警察署によっては、ここで紹介した書類の提出を求めてこないところもあります。

特に営業所にする物件の仕用承諾書などは、提出の必要がないところも多いようです。

東京都は、他県に比べて審査が厳しい傾向にあるので、物件の使用承諾書の提出を求めるケースは多いです。

東京都であっても警察署単位で方針が違うので、申請の前に、最寄りの警察署では何が必要なのかを問い合わせるのが良いでしょう。

地方も同様に、審査が厳しい警察署があるかもしれないので、事前に問い合わせるようにしましょう。

【最短で古物商取得】必要書類はこの順番で揃えよう! まとめ

古物商許可の申請に必要な書類を揃えるのに、決まった順番は特にありません。

効率よく揃えるなら、まずは自分に必要な書類をリストアップしましょう。

古物商許可の申請で必ず使う以下の6点の書類に関しては、

  • 古物商許可申請書
    誓約書
    略歴書
  • 住民票の写し
  • 身分証明書
    登記されていないことの証明書

上記の番号の順番に揃えると、効率よく集められます。

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