【古物商Q&A】非常勤の役員も略歴書を提出するの?

この記事は専門家が監修しています

2018年に古物営業法が改正されました。そのため記事の内容に一部変更がある場合があります。詳しくは【2018年改正】古物営業法で何が変わる?いつから?をご覧ください。

法人で古物商許可を取得する場合には、集めなければいけない書類がいっぱいあるってきいたけど・・・・。 本当なのでしょうか?

答えは、法人組織によって書類が多くなるかどうかの結論が異なります。

例えば株式会社であっても社長1名の企業から、取締役会などを設置して常勤から非常勤まで多くの役員がいる会社まで様々です。

もし自分の経営する会社が取締役会設置会社である場合には、書類の数は膨大になるでしょう。

そして、その中でも個人情報がたっぷりつまった『略歴書』の取り扱いには注意が必要です。

法人ならではの悩みでもある部分なので慎重に取り扱う必要がありますし、そもそも常勤以外にも非常勤の役員を分まで用意する必要があるのか迷われる方も多いでしょう。

そこで今回は、常勤に加え非常勤の役員も略歴書を提出する必要があるのかどうかについて確認していきたいと思います。

非常勤の役員も略歴書の提出が必要です

2018年に古物営業法が公布され、許可申請手続きの許可単位が見直されます。詳しくは【2018年改正】古物営業法で何が変わる?いつから?をご覧ください。

古物商許可には古物商許可が取れない要件(欠格要件)があります。

この欠格要件は、非常勤を含む会社の役員すべてがあてはまらないことが必要なのです。

そして、欠格要件に当てはまらないことの証明は、略歴書などの書面で証明する必要があるのです。

ですから、非常勤役員を含むすべての役員の略歴書が必要となるのです。

全ての役員とはどこまでか?

日本で会社を立ち上げる場合には、多くのパターンがあります。

例えば、株式会社であったり合同会社であったり、さらに株式会社の場合は取締役会設置会社であったり、非取締役会設置会社であったりと・・・・。

古物商許可の教科書では、商法や会社法などの難しい話は割愛しますが、要するにどのような会社形態であっても役員すべてが欠格要件審査の対象となると覚えておきましょう。

例えば、会社の役員であれば常勤も非常勤も区別なく欠格要件審査の対象となります。
さらに、非常勤の監査役も欠格要件審査の対象です。

建設業許可などの欠格要件の場合は、監査役などは審査から除外されておりますが、古物商許可においては、『監査役も含む』役員すべてが対象となりますので、十分注意しましょう。

常勤・非常勤の役員や監査役の略歴書

実は、商法や会社法上は常勤非常勤といった言葉の区別はありません。
唯一あるとすれば、監査役ぐらいです。

その代わりに、社外取締役と社内取締役の区別があります。
理由は、委員会設置会社として会社組織を決めた場合、3つの委員会をつくり、委員の過半数は社外取締役にしなければいけないからです。

また、監査役会設置会社の組織を設置した場合には、過半数は社外取締役でなければいけません。

ただし参考ですが法人税法上は常勤非常勤の区別があります。

法人税法上では、非常勤取締役の給与の支給期間が1ヶ月を超える場合(たとえば2か月に1回など)には、事前に税務署長に届け出をする必要があり、届け出をしなければ損金不算入となってしまいます。

結論として、常勤であっても非常勤であっても法人の責任範囲は変わらないのです。

ただし、一般的には常勤と非常勤とでは企業経営に関わる度合いが異なるケースがあります。

例えば、非常勤役員の方は、数社の会社で非常勤役員を兼任しているケースも多くあります。

また、過去重役であったが退いて非常勤役員となるケースもあります。

しかし、常勤の役員に比べると会社との関与が薄い非常勤の役員であっても、古物商許可要件においては審査の対象となるのです。

そして、非常勤役員においても、『略歴書』を提出しなければいけないのです。

非常勤役員の略歴書取り扱いには注意

非常勤の役員がいる企業に限ったことではないですが、自分以外に法人の役員がいる企業において古物商許可申請には注意が必要です。

理由は、自分以外の他の役員の個人情報取扱いが発生するからです。

また、社外取締役は多くの企業の社外取締役に就任しているケースもありますが、略歴書には申請日から5年前以上の経歴(職歴)を記載しなければいけません。

また、過去5年以内に社外取締役であった企業において古物商許可が取り消されている場合には欠格要件に該当しているケースもありえるのです。

古物商許可申請をしたばっかりに、役員を退任しなければいけなくなった実例もあります。

デリケートな情報も多く取り扱いますので十分注意して進めると良いでしょう。

そのため、法人で古物商許可申請をする場合には、行政書士などの専門家へ依頼することも方法の一つでしょう。

古物商許可申請において略歴書は何を証明する書類なのか?

古物商許可申請において、略歴書の提出が必要となる者は、『営業所の管理者』と『申請者』です。

法人の場合には、『全ての役員』の略歴書が必要となります。

それでは、なぜ、古物商許可申請において、略歴書を提出する必要があるのでしょうか。

略歴書について解説していきたいと思います。

略歴書という言葉は少し耳慣れないと思います。

聞きなれた言葉に直すと、履歴書と同じようなものです。

そして略歴の文字からも判る通り、履歴書ほど詳細を記載する必要はありません。

また、古物商許可の要件には実務経験等は一切必要ありませんので審査する公安委員会はこのあたりは調査しません。

略歴書から調査するポイントとしては古物商許可の欠格要件である、盗難等の犯罪を犯す可能性があるかどうかを過去の職歴などから調査するための資料なのです。

そのため、過去5年間アルバイトしかしていなかったり、定職についていなかったとしても、古物商許可は取得することは可能なのです。

ただし、欠格要件に該当しなかったとしても、自分の個人情報を社内の担当者へ開示することに戸惑う方も多くおります。

また、個人情報を適切に管理できない者による悪用例も発生しております。

法人においては古物商許可が取得できるかどうかの調査はもとより、社内のトラブル防止の観点からも行政書士など専門家の活用が必要となるのです。

略歴書作成のポイント

古物商許可の教科書では、法人での古物商許可申請は行政書士等の専門家へ依頼することをおすすめしますが、自分で手続きを進めたい方のために略歴書作成をポイントを絞ってお伝えしていきます。

参考としていただき作成してみてください。

ポイント1 略歴書は都道府県公安委員会事にフォーマットが異なる

古物商許可申請は都道府県の公安委員会ごとの許可制度です。
そのため、略歴書においても都道府県ごとに指定フォーマットがあります。

また、そもそもフォーマットが自由(フリーフォーマット)であるケースもあります。

そのため重要なことは略歴書を作成する前に、管轄警察署にフォーマットを確認をすることです。

ポイント2 職務期間は申請日より遡って最低5年以上前から記載が必要

略歴書に記載する略歴内容は申請日から遡り最低5年以上記載する必要があります。
ただし、5年以上前から同じ会社に勤めている場合などは入社日から記載をしておけばOKです。

ポイント3 職務経歴などの略歴を正しく記載する

古物商許可の要件に実務経験は不要です。

そのため、アルバイトしか経験がなくても、5年間の経歴が主婦歴しかなかったとしても欠格要件に該当しなければ許可を取得することは可能です。

略歴書には、会社名、役職名(正社員、派遣社員、アルバイト)などを正しく記載しましょう。

もし学校に通っていた場合には、学校名・学部までの記載をしましょう。
また、無職であっても許可を取得することは可能です。
この場合には就職活動中であったり、休職中と記載しておくと良いでしょう。

【古物商Q&A】非常勤の役員も略歴書を提出するの?まとめ

非常勤役員(監査役含む)であっても略歴書は提出が必要です。

また、略歴書の作成自体は難しくはありませんが、自社での申請の場合には、個人情報の取り扱いについては慎重に扱う必要があります。

また法人での申請の場合には自社での申請ではなく、行政書士などの専門家の力を借りながら進めることがリスクヘッジに繋がります。

そのような理由を含め、行政書士への依頼を検討してみてください。

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