古物商許可申請でよくある書類の不備とは

この記事は専門家が監修しています

書類不備でまた警察署に行かないといけない…

古物商許可を取得する際に、何度も警察署を往復する、という方がいます。

せっかく作った書類なのに、ちょっとした不備でやり直し、というのはただでさえ面倒な手続きなのに、もうやっていられませんよね。

一発で許可を下ろしてもらうためにも、行政書士が語るよくある書類不備について知り、申請をやり直すことのないようにしましょう。

提出する書類

古物商 許可申請書

まずは提出すべき書類について、確認をしましょう。

足りない書類があっては当然申請は通らないので、たくさんある提出書類ですが、よく確認したい点です。

また、古物商許可申請で書類の不備をなくす最大のポイントは、許可申請をする前に管轄の警察署と事前のヒアリングを入念に実施することです。

実際、許可申請のプロである代行業者は、個別の案件ごとに必ず警察署と事前打ち合わを実施しています。

必ず必要な書類

古物商許可申請書
様式第1号~3号まであります。
書類は、古物商の営業所を管轄している警察署で入手できます。また、許可申請書類を提出するのも、営業所を設置する管轄警察署でなければならないので注意しましょう。
略歴書
最近5年間の略歴を書く書類です。これも古物商の営業所を管轄している警察署から入手できます。
誓約書
欠格事由に該当しない旨を記載する誓約書。これも古物商の営業所を管轄している警察署から入手できます。
住民票
本籍地記載のものを用意。
登記されていないことの証明書
法務局で入手できます。
身分証明書
運転免許証や保険証のことではありませんので注意しましょう。
法的に効力のある取引ができる事を証明した書類で、本籍を置いてある市区町村役場で1通300円程度で取得できます。

場合により必要な書類

場合により必要な書類とは、皆さんの状況に応じて必要となる可能性がある書類です。

例えば、古物商営業所について、マンションであるか一軒家であるか、さらにご自身の持ち物なのか賃貸しているのかで、必要となる書類が大きく変わってきます。

また、許可申請をする警察署の考えかたにより必要となるか不要となるかの結論が変わってくる部分でもあります。

営業所の所有権を証する書類
自己所有の物件か賃貸物件かによって提出する書類は変わってきます。
営業所の使用承諾書
賃貸物件など自己所有の物件ではない場合に必要となります。
営業所の見取り図、周辺図
保管場所の所有権を証する書類
自己所有の物件か賃貸物件かによって提出する書類は変わってきます。
保管場所の使用承諾書
古物の保管場所が賃貸物件など他の誰かの物件の場合、必要となります。
保管場所の見取り図、周辺図
URLの使用権を証する書類
HPを固有のURLで使う場合に必要です。
URLが他人の所有物である場合にはURL使用承諾書も必要です

法人の場合

  • 定款の写し
  • 登記事項証明書

以上、提出する書類の一覧でしたが、必ず警察署に電話連絡をするなどして確認をしましょう

なぜなら、管轄する警察署によってローカルルールがある場合があり、提出する書類が変わってくるためです。

一発で許可を通すためにも、事前の確認は必須です。

書類で気を付けること

古物商許可申請書の注意ポイント

① 日付は空欄に

日付を記入する欄は、空欄にしておきましょう

日付を記入しても、もし何らかの不備や事情で書類を受け取ってもらえない場合、改めて作成し直す必要がでてくるためです。

日付は申請時にその場で書くこともできますので、書類を受け取ってもらえることが判明してから書くようにしましょう。

② 行商は する に

行商をするかどうかは、必ず「行商をする」に◯をしましょう。

「行商をしない」に◯をした場合、古物市場での仕入れはできなくなってしまいます。

また、営業所以外で古物取引ができなくなります。

古物商を成功させようと思うのであれば、「行商をする」で申請することが必須です。

③ 営業所はありに

営業所あり・なしにおいては、必ず「営業所あり」に◯をしましょう。
これは、オンライン限定で古物商を行う場合にも同様です。

現状では、「営業所なし」を選んだ場合ほぼ間違いなく警察署に受理されません。

どちらかを選択する欄があるのになぜだ?

と思う方もいるかもしれません。

「営業所なし」があるのは、一昔前まで行商する(リヤカーに積んで古物を売り歩く)古物商がいたからです。

現在は、インターネットが発達し、リヤカーに古物を積んで全国を売り歩くスタイルはありえません。

古物商申請許可書類の書式が昔のままになってしまっているので、選択肢として「営業所なし」が残ってしまっているというわけです。

④ メインで取り扱うものは一つ

「主として取り扱う古物」では、メインで取り扱うもの1つに◯をつけます。

そして、選択した品目により、○○商と記載したプレートを作成することとなります。
例えば、自動車をメイン品目とするならば自動車商となります

⑤ すぐに取り扱う品目だけ選ぶ

「取り扱う古物の区分」には、自身が取り引きする古物の品目に◯をつけます。これは複数選んで構いません

しかし、「いつか取り扱うかもしれないから」といって適当に選んでいいかといえば、そうではありません

古物商許可は、実際に取り扱うかどうかを見られます。
当然そこで本当にその古物扱うのかを確認するために、書類提出時に警察から質問を受けます。

これは、扱う古物が多ければ多いほど細かな質問が増え、適当に品目を選んでいてはまず受理されません。

そのかわり実は、品目をあとから無料で簡単に増やすことができます
受理されやすくするためにも、必要最低限、実際に取り扱う予定のある品目を選びましょう。

誓約書の注意ポイント

誓約書には、申請者用と管理者用があります。

管理者が別の方の場合は、必ず管理者が自筆して押印しなければなりません。
また、管理者が欠格要件にあてはまると、許可がおりないので注意が必要です。

警察署によっては申請者と管理者が同一人物であっても誓約書を2枚提出させるケースがあります。
この点、必ず電話等で確認しておくか、あらかじめ2枚用意しておくようにしましょう。

また、法人の場合には役員全員の誓約書が必要となります。
当然役員の中で1人でも欠格要件にあてはまると、古物商許可は取得できませんので注意してください。

営業所関係書類の注意ポイント

ネットショップ等で実店舗のない場合でも、営業所をしっかりと決めておかなければ、申請はまず受理してもらえません。

営業所関係の書類は、どのような物件を営業所にするかによって提出する書類が変わってきます。
そのことから、自分がどの書類を提出すれば良いのかがわからない、ということが起こり得ます。

下に一例を記載しますが、管轄の警察署によって求められる書類が違うこと(ローカルルール)もあるので、申請の際には必ず警察に確認を行うようにしましょう。

自宅(所有権あり)
一軒家の場合は家屋の登記簿謄本などで所有権を証明しましょう。

また証明ができれば書類は受け取ってもらえます。

自宅がマンションなど集合住宅の場合
古物商の事務所として使う場合には、管理組合の同意書が必要となるケースがあります。

申請する前に管理組合に承諾してくれるかの事前確認をするとよいでしょう。

なお、管理組合が承諾してくれない場合でも、申請する警察署により使用承諾書が不要となるケースがありますのであきらめずに警察署へも事前確認をすると良いでしょう。

自宅が賃貸の場合
物件所有者の使用承諾書が必要となるケースがあります。

使用承諾書においては所有者が賃貸物件を事務所として使っても良いことを承諾する書類です。

皆さんが住む住宅が住居専用となっている場合には承諾書が貰えないケースもあります。
しっかりと事前確認をしてみましょう。

登記されていないことの証明書の注意ポイント

申請する際に申請書類に記載した内容がそのまま証明書となります。

氏名を書き間違えることはないと思いますが、住所は住民票の表記と同じになるように記述をしましょう。

もし、間違えて記載をすると使えない証明書類となり再度取得しなおす必要があります。
また証明書として使えるのは発行日から3カ月以内のものに限りますので、注意が必要です。

住民票の注意ポイント

住民票は、本籍の記載のあるものを取得しましょう。
個人番号は記載不要です。
また、証明書として使えるのは発行日から3カ月以内のものに限ります。

URLの届出の注意ポイント

HPがある程度完成している場合で、ドメインを取得している場合には「別記様式第1号その3URLの届出」が必要です。
この用紙は警察署でももらえます。

提出の際は、プロバイダから発行されるドメイン割当通知書の写しも添付します。

契約先のドメイン会社にもよる部分ですが、独自ドメインを取得し契約先のドメイン会社へ連絡すれば契約書を証する証書を送付してもらえるケースが大半です。

そのメールを基にドメインの所有権が確認できれば、割り当て通知書として受け付けてくれると思います。
まずは、ドメイン契約会社と管轄警察署に確認されることをおすすめ致します。

また、どうしても割り当て通知書や所有権を証明する書類が準備できない場合には、「WHOIS」で検索を実施し、検索にヒットした場合には画面を印刷したものを使用できる可能性があります。

こちらにおいても管轄警察に確認すると良いでしょう。

いずれも提出する写しは、届け出るドメインが、ご自身のお名前や法人名、法人の代表者名、法人の業務担当者名で登録されていることが確認できる内容であることが求められます。

注意点は古物商許可を取得する前の段階では、HPを公開しないこと。
また、オークションサイトに出品するだけの場合には、届出は不要です。

法人の定款と登記事項証明書の注意ポイント

定款、登記事項証明書の目的欄には、古物商の営業を行うことが読み取れる記載がある事が必要です。
もし記載がなければ、定款変更と事業目的の追加の登記が必要となります。

ただし、古物商許可の申請を急いでいる場合には、古物商の許可申請後に、定款と登記変更手続きをすることを約束した『確認書』を提出することで先に古物商許可申請を受け付けてくれるケースが多いので、管轄する警察署に相談してみましょう。

まとめ

古物商許可申請書類を作成する上で気を付けることを述べてきましたが、やはり一番大事なポイントは管轄の警察署に確認することが重要です。

何度も警察署を往復しないで済むように、不明な点がでてきたらそのままにするのでなく、警察に確認をしましょう。

この記事を読んでみて、

書類を作るのが面倒だな・・・
不安だな

と思ったらプロの行政書士にお願いをするのも手です。

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